Learning Management System o LMS: la guida definitiva

Un Learning Management System è una piattaforma che, secondo il modello SaaS (Software-as-a-Service), offre agli utenti la possibilità di accedere a uno spazio sul web in cui sono contenuti, grazie all’utilizzo di infrastrutture cloud, materiali formativi e corsi di aggiornamento professionale. Inoltre, gli LMS possono anche essere ospitati in locale, cioè sui server dell’azienda, la cui gestione dipende dal team IT interno all'impresa.

Ormai sembra quasi scontato dirlo: l’aggiornamento continuo è una necessità imprescindibile per le imprese che vogliono mantenersi competitive sul mercato, e un Learning Management System o LMS è uno strumento fondamentale. In questa incessante ricerca di nuove competenze da apprendere, non è più pensabile immaginare di applicare per i propri collaboratori i tradizionali metodi di formazione che consideravano unicamente la formazione sincrona come efficace per l’apprendimento.

Oggi, con la crescente adozione di soluzioni di online training, con l'aumento della mobilità aziendale e del BYOD (Bring Your Own Device), e a causa del bisogno di ricerca e innovazione costante, si affermano nuove piattaforme di gestione della formazione, definite Learning Management System o LMS, che permettono all’utente finale di usufruire di percorsi di formazione online in qualsiasi momento della giornata (in modalità prevalentemente asincrona, anche se non mancano momenti dedicati alla formazione sincrona), attraverso una learning experience assolutamente personalizzata sulle proprie esigenze formative, coinvolgente e costruita su piattaforme user-friendly.

Le realtà organizzative cercheranno sempre di più di adottare queste moderne piattaforme di apprendimento, tanto che secondo una stima di Reports e Data, il mercato degli LMS nel 2027 raggiungerà i 44,35 miliardi di dollari, con un CAGR (tasso annuo di crescita composto) del 20,3%.

Andiamo per gradi: potresti già aver utilizzato un Learning Management System, poiché un’importante fetta di imprese, anche in Italia, utilizza questo tipo di piattaforme per gestire a 360° la formazione dei propri dipendenti, tuttavia potresti non conoscerne il nome e le funzionalità.

1. Cos’è un Learning Management System o LMS

Per comprendere l’utilizzo di un sistema di gestione dell’apprendimento come il Learning Management System è importante fornire alcune informazioni tecniche.

Cerchiamo di comprendere che cos’è un LMS, partendo dal significato delle parole che lo compongono:

• Learning: la prima parola chiave di un LMS è proprio l’apprendimento. L’obiettivo di questa tipologia di piattaforme risiede nel favorire e stimolare l’acquisizione di nuove conoscenze e competenze, attraverso l’erogazione di corsi online e materiali formativi in modalità e-learning.
• Management: il sistema LMS consente la completa gestione dell’erogazione dei corsi di formazione e il monitoraggio della partecipazione degli utenti, attraverso un dettagliato sistema di reportistica.
• System: l’aula in cui avviene questa innovativa modalità di formazione è garantita da un software, che definisce lo spazio di apprendimento e abilita le diverse funzionalità del Learning Management System.

La particolarità di un LMS rispetto a un qualsiasi software di gestione dei file risiede nell’esperienza di gestione della formazione aziendale. Attraverso questa piattaforma, non solo è possibile creare e assegnare i corsi online in maniera personalizzata agli utenti, ma è anche possibile generare un ambiente user-friendly all’apprendimento in cui l’utente può:

• osservare in tempo reale i progressi del proprio apprendimento;
• testare le conoscenze e nozioni apprese durante i corsi online, attraverso i test alla fine di ogni percorso per ottenere delle certificazioni;
• competere in una logica peer-to-peer con i colleghi della propria organizzazione all'ottenimento di punteggi e posizioni in classifica;
• confrontarsi con tutor e docenti durante le virtual e flipped classroom.

Dall’altro lato, un Learning Management System permette al docente e a chi si occupa di gestire la formazione anche di:

• monitorare la fruizione dei corsi;
• tenere traccia dei progressi grazie ai report;
• aggiornare i contenuti;
• interagire attivamente con gli utenti;
• organizzare la formazione in aula virtuale.

2. Chi utilizza un LMS

A seconda degli scopi, gli attori coinvolti nel processo di formazione erogato attraverso un LMS possono essere suddivisi in tre principali categorie:

• i dipendenti dell’azienda che accedono all'LMS per partecipare ai corsi di formazione e aggiornare le proprie competenze e conoscenze;
• il team di Formazione e Sviluppo che si occupa in prima persona di creare i contenuti dei corsi online e monitorare la fruizione e la performance dei dipendenti per analizzare il successo del programma formativo erogato;
• il team IT dell’azienda o fornitori esterni che si occupano del set up tecnico della piattaforma.

Focalizzandoci ora sulle dimensioni dell'impresa che sceglie di utilizzare la piattaforma di online training, vediamo che l’integrazione di questa tipologia di strumento digitale per la formazione aziendale può essere particolarmente utile sia per:

• grandi imprese: una piattaforma LMS permette al team HR di una grande azienda di consultare facilmente e monitorare costantemente, attraverso report specifici, il progresso dell’attività formativa di un grande numero di dipendenti;
• piccole e medie imprese: non è necessario possedere un gran numero di dipendenti per utilizzare una piattaforma LMS. Anche nelle PMI, l’integrazione di questa tipologia di sistema consente ai dipendenti di fruire dei corsi formativi, in modo asincrono e sulla base delle proprie esigenze, per mantenersi costantemente aggiornati e utilizzare le competenze apprese per migliorare il proprio lavoro. 

3. Quali sono le principali caratteristiche e i vantaggi di un LMS

Affinché l’apprendimento dei corsi di formazione erogati attraverso un Learning Management System sia coinvolgente ed efficace, è importante che la piattaforma presenti le seguenti funzionalità e servizi:

• Contenuti formativi personalizzati sulle esigenze degli utenti: la piattaforma dovrebbe prevedere una customizzazione dei corsi sulla base delle necessità di aggiornamento dei dipendenti coinvolti nel percorso formativo, permettendo loro di accedere ad alcuni corsi piuttosto che ad altri.
• User experience e interfaccia utente intuitiva, che si adattano alle caratteristiche del dispositivo, sia desktop che mobile, utilizzato dall’utente per accedere alla formazione e-learning e che prevedono l’utilizzo di contenuti multimediali (testi, immagini, video, podcast ecc.).
• Creazione e gestione dei corsi online semplificata per il team HR, in modo che sia facile caricare nuovi contenuti, attraverso l’editor integrato, aggiornare i corsi con le informazioni più recenti e assegnarli agli utenti predefiniti.
• Monitoraggio continuo dei dati di fruizione degli utenti, attraverso l’accesso per il team HR a report che mostrano le performance degli utenti in tempo reale su: il completamento e l’avanzamento dei corsi, il tempo di fruizione, i punteggi totalizzati, i corsi attivi e maggiormente visualizzati. Questi dati possono dare informazioni specifiche sia sul singolo utente che per gruppi di utenti, per indirizzare al meglio i corsi di formazione erogati.
• Gamification e certificazione della formazione: gli utenti vengono ingaggiati nel completamento dei percorsi formativi attraverso l’applicazione delle logiche di gioco (assegnazione di punti, classifiche e quiz di valutazione dell’apprendimento) e il rilascio di certificazioni che attestano la partecipazione alle attività di formazione.
• Strumenti di social learning: riguarda la possibilità di suddividere gli utenti in gruppi per permettere loro di accedere a differenti corsi online, sulla base degli obiettivi formativi e di interagire attraverso strumenti per le videoconferenze.
• Conformità con gli standard SCORM per ospitare, all’interno della piattaforma LMS, contenuti formativi presenti in altri ambienti digitali e tracciare i dati relativi alla fruizione dei corsi SCORM.

L’uso di una piattaforma LMS per gestire a 360° la formazione aziendale, consente di ottenere diversi benefici:

• gestione dell’intera formazione aziendale attraverso un’unica piattaforma;
• contenimento dei costi della formazione;
• creazione di corsi di formazione con contenuti sviluppati ad hoc dall’azienda;
• creazione di percorsi formativi individuali sulla base delle esigenze formative degli utenti;
• monitoraggio continuo dell’apprendimento e automazione del processo di reportistica;
• flessibilità della formazione: gli utenti possono accedere ai contenuti in qualsiasi momento desiderino, sia attraverso dispositivi mobile che desktop.

4. Come creare un’esperienza di apprendimento coinvolgente attraverso un LMS

Dopo aver specificato le funzionalità e i benefici per la formazione che derivano dall’utilizzo di un sistema LMS, possiamo generare una learning experience coinvolgente e sempre più rilevante per gli utenti attraverso questa tecnologia? La risposta è sì. Attraverso l’implementazione della giusta piattaforma LMS, è possibile offrire ai dipendenti una formazione personalizzata, progettata su misura, e che risponda ai comportamenti e ai ritmi di apprendimento del singolo utente. La possibilità di avere a disposizione contenuti rilevanti sulla piattaforma, in grado di affinare le conoscenze e competenze, consente all'utente di sentirsi maggiormente coinvolto nel programma di formazione che sta seguendo.

Le diverse funzionalità interattive offerte dalle piattaforme LMS, come l’utilizzo delle logiche della gamification e la costruzione di contenuti secondo le modalità del visual storytelling, permettono di dar vita a una formazione coinvolgente, immersiva ed efficace nel raggiungere gli obiettivi di apprendimento delle risorse coinvolte.    

Associare alla fruizione dei corsi test, punteggi e classifiche, consente di motivare gli utenti ad apprendere e a rafforzare l’acquisizione di nuove conoscenze e competenze. Inoltre, il supporto fornito dalla narrazione per immagini (o visual storytelling) stimola il ricordo delle informazioni, permette di concettualizzare in maniera più semplice gli argomenti astratti e favorisce il confronto critico.

Ma non è tutto. Oltre alla gamification e al visual storytelling vi è un ulteriore elemento che, se opportunamente integrato all’interno del Learning Management System, permette di fornire all’utente il massimo livello di coinvolgimento durante tutto il learning journey: stiamo parlando delle virtual classroom! 

Albert Bandura, lo psicologo che ha teorizzato la teoria dell’apprendimento sociale, lo sottolineava spesso nelle sue pubblicazioni accademiche. Affinché le persone facciano proprie le conoscenze apprese durante la formazione per applicarle nel contesto lavorativo reale, la formazione asincrona non basta. Esse, infatti, possono attivamente confrontarsi in tempo reale con i docenti e con gli altri colleghi durante una virtual classroom, che consente loro di beneficiare delle potenzialità fornite dalla formazione sincrona in modalità completamente a distanza.

Quindi, ogni qualvolta il team di Formazione e Sviluppo vorrà far sperimentare gli utenti in aula, basterà loro organizzare una riunione virtuale direttamente attraverso la piattaforma LMS!

5. Il sistema LMS di DD: Tentacle Learning Platform

Se questo articolo di approfondimento sul Learning Management System ti ha incuriosito, non ci resta che presentarti il sistema LMS sviluppato da DD: Tentacle Learning Platform!

La piattaforma ha una caratteristica unica: il digital maturity score, che permette di misurare il livello di maturità digitale della tua impresa, abilitando l’erogazione di percorsi di formazione puntuali, immersivi e on-demand.

Procediamo per step.

Tentacle Learning Platform è una piattaforma cloud-based che consente di creare, gestire, monitorare ed erogare la formazione aziendale, attraverso modalità altamente coinvolgenti e on-demand. Tentacle è personalizzabile nella veste grafica della piattaforma e dei contenuti, secondo le esigenze formative e il company profile dell’impresa, per offrire un’esperienza di apprendimento calata nella tua realtà organizzativa.

L’utente è supportato e immerso nella propria learning experience, attraverso un’interfaccia utente responsiva ai diversi dispositivi (sia desktop che mobile) e una grafica capace di attrarre l’attenzione, accompagnando l’utente in maniera intuitiva nella navigazione dei contenuti e nella loro fruizione.

Quali sono le funzionalità di Tentacle Learning Platform che la rendono un LMS efficace e coinvolgente? Eccole elencate di seguito!

• Personalizzazione del front-end della piattaforma sulla base del brandbook aziendale;
• creazione dei corsi in logica seriale, attraverso un editor intuitivo che permette anche di aggiornare i contenuti in tempo reale;
• gestione a 360° dei percorsi in piattaforma (es. gli utenti, i gruppi, i corsi, le grafiche ecc.);
• monitoraggio dei progressi degli utenti, attraverso report accessibili in tempo reale;
• gamification, feedback continuo e tecniche di visual storytelling per mantenere alto il coinvolgimento e migliorare l’apprendimento dell’utente;
• badge e certificati condivisibili sui principali social network (LinkedIn, Twitter, Facebook);
• virtual classroom integrata (attraverso il supporto di provider di sistemi di video-chiamate come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams);
• interazione continua tra gli utenti attraverso la funzione chat;
• possibilità di integrare e monitorare gli SCORM. 

Ma qual è la funzionalità che differisce Tentacle Learning Platform dalle altre piattaforme presenti sul mercato? Il Digital Maturity Score!

Vuoi conoscere qual è il livello di maturità digitale all’interno della tua impresa, e sulla base di ciò strutturare un adeguato programma di formazione sulle Digital Soft Skill?

Il Digital Maturity Score è un digital assessment, accessibile attraverso Tentacle Learning Platform, che attraverso la somministrazione di una serie di stimoli misura il livello di conoscenza dei trend digitali e il livello di consapevolezza in merito a quale sia il comportamento più efficace rispetto agli stimoli indotti dalla trasformazione digitale.

Dopo aver compilato l’assessment, l’utente accede al report che contiene le descrizioni dettagliate del profilo generale in cui si posiziona e delle diverse categorie che compongono il Digital Maturity Score.

Per approfondire maggiormente come si misura il Digital Maturity Score, ne abbiamo parlato in questo articolo.