Smart Working: cos’è e quali sono i vantaggi per le imprese

Smart working sì, smart working no. Questo è oggi uno dei grandi dilemmi delle organizzazioni. La pandemia da Covid-19 ha sicuramente incentivato l’adozione dello smart working, rendendolo quasi necessario per garantire la continuità di molte attività lavorative messe a rischio dall’assenza di prossimità a cui tutti noi, in un modo o nell’altro, siamo stati costretti in questo ultimo anno e mezzo.

Ma lo smart working è qualcosa di più, non si tratta solo di una soluzione temporanea a tampone di una situazione imprevista. Adottare lo smart working in impresa non significa prevedere il lavoro da remoto, bensì sviluppare una nuova cultura che tiene conto di molteplici aspetti.

Scopriamo quali sono le caratteristiche dello smart working.

1. Smart working: diamo una definizione

Il lavoro nel ventunesimo secolo riguarda come lo fai e non dove lo fai. Qualcuno oggi direbbe che il lavoro è una vera e propria esperienza di consumo, perché per svolgerlo consumiamo una risorsa preziosa e non rigenerabile: il tempo.

Proprio per questo motivo, diventare più flessibili e lavorare in modo più intelligente - in due parole: smart working - dovrebbe essere il principio al centro della trasformazione delle imprese (soprattutto in funzione dell’ingresso sulla scena lavorativa di nuove generazioni native digitali), e non una misura estrema da prendere in considerazione solo in caso di momenti particolari, come è successo durante la pandemia.

Quindi, cosa si intende con smart working? Ecco la definizione riportata sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:

Lo smart working, così definito, si fonda su tre concetti chiave:

• il cambiamento culturale a livello manageriale per cui fiducia, autonomia, delega, libertà - anziché controllo gerarchico - diventano le basi per costruire una nuova relazione sul lavoro;
• le tecnologie e le modalità di impiego che abilitano la condivisione di informazioni fra collaboratori in tempo reale, garantendo una modalità di collaborazione smart, ibrida ed integrata, svincolata dalle tradizionali dinamiche di ufficio;
• la trasformazione fisica dell’ambiente di lavoro che implica non solo il cambiamento degli spazi e della loro distribuzione, bensì anche la possibilità di lavorare in luoghi diversi in base alle esigenze. Il collaboratore in impresa non è costretto a lavorare da casa (intesa come unica alternativa all’ufficio) bensì è libero di scegliere il luogo. L’ufficio si trasforma in un luogo di incontro, il posto di lavoro in una scelta.

Indubbiamente si tratta di un cambiamento radicale. Cosa significa questo per le imprese? Possiamo individuare quattro aspetti principali:

• adottare un approccio basato sui risultati e sul raggiungimento degli obiettivi, slegati dalla dimensione spazio-temporale che vede i dipendenti valutati in base al tempo trascorso in ufficio (8 ore lavorative);
• investire nella costruzione di un rapporto di reciproca fiducia con i propri collaboratori, mettendoli nelle condizioni di poter svolgere i propri incarichi in autonomia, anche da casa;
• investire nell’adozione di tecnologie che permettano di superare le barriere dello spazio e di gestire in modo ottimale i processi affinché le informazioni siano sempre accessibili, anche da remoto;
• sostenere l’acquisizione di nuove competenze digitali da parte dei propri collaboratori in impresa affinché possano svolgere il proprio lavoro anche da remoto in logica di smart collaboration (app e software).

Per i dipendenti, invece, lavorare in smart working significa:

• beneficiare di una maggiore autonomia nella gestione di incarichi e tempi;
• coordinarsi con i propri collaboratori per ottimizzare il lavoro (es. organizzare dei momenti di incontro in ufficio alternati a meeting gestiti da remoto mediante app e software);
• padroneggiare le tecnologie necessarie allo svolgimento del lavoro;
• acquisire competenze di project management per garantire il tracciamento del proprio lavoro e la gestione organizzata di tutti i processi e di tutte le risorse coinvolte.

Quando si tratta di smart working, imprese e collaboratori sono chiamati a maturare un senso di fiducia reciproca, necessaria per collaborare in queste condizioni e garantire il raggiungimento degli obiettivi. Anche se le tecnologie svolgono un ruolo sempre più importante in qualsiasi ambito e settore, lo smart working mette al centro la persona: attraverso la costruzione di relazioni basate sulla fiducia e sullo sviluppo di un senso di leadership diffusa, dirigenti e collaboratori possono abbracciare questo nuovo approccio al lavoro e trarne molteplici benefici, professionali e personali.

2. Smart working: i benefici per imprese e collaboratori

Per un dirigente che lavora da remoto è facile individuare i benefici derivanti dall’adozione di questo nuovo approccio al lavoro: maggiore flessibilità nella gestione degli orari, riduzione degli spostamenti, ottimizzazione dei flussi, riduzione dei costi dettati dagli spostamenti, incremento del tempo da destinare al proprio aggiornamento, … e così via.

Secondo una ricerca condotta da Global Web Index nel 2020, i cinque principali benefici percepiti da chi lavora in smart working sono:

1. riduzione degli spostamenti da un punto A ad un punto B (62%);
2. possibilità di lavorare in un ambiente più rilassato e meno rumoroso (54%);
3. miglioramento della qualità dei pasti consumati in casa (46%);
4. incremento del tempo libero da destinare alle attività domestiche (40%);
5. gestione ottimizzata degli orari e degli impegni (38%).

Sempre secondo il Report di Global Web Index, gli smart worker tendono a maturare un’idea “più positiva” dell’azienda per la quale lavorano in relazione a diversi aspetti, quali ad esempio:

• incremento del livello di soddisfazione (il 68% smart working vs il 48% per i lavoratori tradizionali);
• miglioramento della comunicazione (73% vs 55%);
• incremento della produttività personale (75% vs 59%);
• condivisione della cultura aziendale (73% vs 56%);
• miglioramento della collaborazione con i colleghi (70% vs 52%).

Le imprese, tuttavia, sembrano più restie ad adottare questo nuovo approccio lavorativo. Il motivo è molto semplice: permettendo ai propri lavoratori di lavorare da casa, il rischio è quello di perdere il controllo sul tempo effettivamente dedicato al lavoro e subirne le conseguenze nel medio-lungo termine.

Per questo motivo, molte imprese tendono ad incentivare lo smart working per chi ricopre posizioni manageriali e che ha una certa anzianità all’interno dell’azienda, mentre richiedono una maggiore presenza in ufficio alle figure meno senior e di più recente assunzione (la percentuale di dipendenti “junior” in smart working scende a 63% a livello internazionale).

Altro dato importante riguarda l’anzianità dell’azienda: tra le imprese che hanno 1-5 anni, l’82% dei dipendenti può lavorare da casa. Questa percentuale scende al 69% tra le organizzazioni che hanno tra i 21 e i 50 anni di attività alle spalle.

Secondo il report di Gallup del 2021 (State of the Global Workplace) a livello globale, le persone fortemente coinvolte ed entusiaste del proprio lavoro rappresentano solo il 20% del totale. In Europa la percentuale scende all’11%. In Italia tocchiamo il 5%.

Una percentuale di dipendenti così poco coinvolti e convinti del proprio lavoro implica uno spreco di potenziale non indifferente con conseguenze sulla produttività, sulla propensione all’innovazione e al cambiamento organizzativo. 

Secondo Gallup, infatti, un livello di coinvolgimento dei dipendenti basso costa all’economia globale circa 8,1 trilioni di dollari all’anno. Perché riportiamo questi dati? Cosa c’entrano con lo smart working?

Le strategie aziendali che consentono ai collaboratori di identificare, sviluppare e impiegare il proprio talento naturale, unite ad un maggiore livello di autonomia lavorativa, promuovono la crescita dell’impresa favorendo e garantendo il benessere dei propri dipendenti. In poche parole, i collaboratori felici lavorano meglio e contribuiscono al benessere dell’azienda per cui lavorano.

C’è un ultimo punto che richiede un approfondimento a parte: l’impatto ambientale. Adottare lo smart working in impresa aiuta a ridurre l’impatto ambientale causato dagli spostamenti. Il fenomeno del surriscaldamento globale è un dato di fatto e i dati affermano che, soltanto in Italia, potremmo risparmiare 330 mila tonnellate di CO2 all’anno se ogni giorno la metà dei dipendenti pubblici e privati italiani a turno iniziasse a lavorare da casa.

Senza contare il risparmio economico per le imprese data la riduzione dell’impiego di risorse aziendali in ufficio. Adottando il metodo dello smart working, le imprese possono dimostrare una maggiore attenzione ai temi dell’ambiente e raggiungere gli obiettivi di Corporate Social Responsibility, dove presenti.

3. I dati della diffusione dello smart working

Al giorno d’oggi, secondo i dati della ricerca condotta da Buffer, The 2021 State of Remote Work, 9,7 dipendenti su 10 alla domanda "Vorresti lavorare in smart working, almeno per una parte della settimana, per il resto della tua carriera?” risponde in maniera affermativa e consiglia l’adozione di questa pratica anche alle imprese che, per enne motivi, hanno deciso di non farlo.

Qual è la diffusione reale del fenomeno smart working in Italia?

Nel 2020, durante la fase più acuta dell'emergenza pandemica, lo smart working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili. Questo vuol dire che circa un terzo dei lavoratori dipendenti italiani ha adottato questa differente modalità di lavoro, un dato oltre dieci volte superiore rispetto ai 570 mila smart worker italiani censiti nel 2019.

Dove lavoravano lo scorso anno gli smart worker italiani?

La maggior parte nelle grandi imprese (2,11 milioni), 1,85 milioni nella Pubblica Amministrazione, 1,13 milioni nelle PMI e circa 1,5 milioni nelle microimprese sotto i dieci addetti e infine. Questo stando a quanto emerso dalla ricerca dell'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, secondo la quale gli smart worker in Italia, a emergenza pandemica definitivamente conclusa, saranno complessivamente 5,35 milioni.

Una transizione definitiva verso il lavoro agile che porterà circa il 70% delle grandi imprese ad aumentare il numero di giornate di lavoro fuori dagli spazi aziendali - da 1 a 2,7 giorni alla settimana - e a modificare gli spazi fisici. Mentre nella Pubblica Ammininistrazione si lavorerà da remoto in media 1,4 giorni alla settimana.

A livello internazionale, già prima dello scoppio della pandemia, lo smart working era una pratica diffusa nel 75% delle imprese a livello globale, con una distribuzione a livello nazionale che andava dall’81% dell’India al 50% del Giappone, passando per una diffusione del 77% in Gran Bretagna, del 75% negli Stati Uniti e del 68%, 67% e 64% rispettivamente in Germania, Spagna e Francia.

Focalizzando l’attenzione sui settori, invece, emerge che lo smart working era principalmente adottato dalle aziende del comparto Technology e Communication (87%), Management Training (82%), Arts, Media & Advertising e No-profit (entrambi al 79%).

4. Le digital soft skill a supporto dello smart working

A prescindere dal settore in cui si opera, uno smart worker matura la necessità di sviluppare un apposito set di competenze per riuscire a trarre il massimo da questa nuova modalità di lavoro.

Lo smart working, infatti, oltre a rendere più autonomo il collaboratore, lo mette anche nella posizione di dover comunicare, collaborare e confrontarsi con i propri colleghi all’esterno di uno spazio di lavoro fisico condiviso. In altre parole, lo smart working abilita la smart collaboration, ossia il collaborare efficacemente ed efficientemente, a distanza, sfruttando gli strumenti digitali.

Ecco perché le skill a cui uno smart worker non può rinunciare sono:

• Virtual Communication - Questa skill, per chi la possiede, prevede l’utilizzo di una gamma di media digitali contemporanei per comunicare con gli altri, come l’utilizzo di videoconferenze online o di applicazioni di messaggistica diretta e la selezione delle modalità di comunicazione digitali più adatte a seconda della specifica necessità.
• Digital Team Working - Ossia la capacità di lavorare in modo produttivo, di stimolare l'engagement tra colleghi e di prendere parte attiva a un team anche da remoto. Ciò significa essere in grado di utilizzare gli opportuni strumenti digitali che agevolano e rendono possibile la collaborazione a distanza e di farlo nel modo più appropriato per raggiungere gli obiettivi prefissati.
• Digital Problem Solving & Creativity - Gli strumenti che il digitale ci mette a disposizione possono essere impiegati anche per amplificare le capacità legate al Digital Problem Solving e alla Creatività. Oggi essere dei problem-solver digitali significa saper sfruttare appieno le opportunità che il digitale offre. Questo richiede impegno, ma anche creatività, apertura mentale ed elasticità, oltre che l'abilità di saper contaminare insieme elementi diversi.

Ma non finisce qui. Se è vero che quelle sopra descritte sono le digital soft skill imprescindibili per uno smart worker, è anche vero che non sono di certo le uniche che sarebbe opportuno acquisire per poter lavorare bene in contesti caratterizzati da digitalizzazione diffusa. 

Quali sono le altre? Clicca su Digital Mindset, Digital Literacy, Digital Privacy e Knowledge Networking per approfondire le competenze e capire come favorirne l’acquisizione tra i tuoi collaboratori in impresa.

5. Gli strumenti per lo smart working in impresa

Non solo digital soft skill, per essere efficaci e sostenere l’incremento della propria produttività, lo smart working deve essere abilitato e sostenuto mediante l’adozione di software, tecnologie e app specifiche: non è possibile lavorare bene da remoto se non si è organizzati. Nella cassetta degli attrezzi di uno smart worker, quindi, non dovrebbero mai mancare la conoscenza e l’utilizzo di strumenti in grado di abilitare la smart collaboration, il project management, la comunicazione in tempo reale e lo screen sharing.

I lavoratori da remoto, infatti, hanno una necessità su tutte da soddisfare nel modo più efficace possibile: rimanere in contatto con il proprio team di lavoro per svolgere le proprie attività come se ci si trovasse tutti a condividere lo stesso luogo fisico, quasi alla stessa scrivania.

Per farlo, è possibile avvalersi di strumenti come Google Drive - che permette l'archiviazione e la condivisione in cloud dei documenti e quindi di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento a più persone e di rendere i file immediatamente disponibili a tutto il team - o Google Hangouts (Meet) che, in maniera simile a Slack, permette di creare degli “spazi virtuali” dove poter chattare, collaborare, videochiamare, assegnare attività, ecc tra persone selezionate, per cui è possibile creare spazi ad hoc per specifici team.

Quando si lavora in modalità agile è anche necessario essere il più organizzati possibile nella gestione delle proprie attività e dei flussi di lavoro, affinché tutti i membri del team possano essere messi facilmente al corrente dello stato di avanzamento dei diversi progetti e delle attività di cui ci si sta occupando. Ecco quindi che software come Asana, Notion e Trello tornano particolarmente utili: a partire creazione di singoli task fino alla pianificazione di interi progetti per permettere a tutti i membri del team di avere visione delle attività da svolgere, dei responsabili incaricati del loro svolgimento e delle relative tempistiche.

Non dimentichiamo ovviamente quegli strumenti (app e software) che permettono davvero di condividere la scrivania, seppur in maniera virtuale. Zoom, Teams, Google Meet mettono gli smart worker nella condizione di guardarsi negli occhi e soprattutto di guardare insieme un file di testo, un’immagine, una mail proprio come se ci si trovasse nella stessa sala riunioni.

6. Smart working: imporsi dei limiti fa bene

Lo smart working comporta innumerevoli benefici, lato impresa e collaboratori garantendo la continuità aziendale a prescindere dal luogo in cui ci si trova ad operare. È anche vero, però, che esistono alcuni “pericoli” dietro l’angolo di cui è fondamentale essere consapevoli per cercare di arginare le derive negative che il lavoro agile potrebbe comportare.

Potremmo riassumere il concetto come segue: working smarter, not harder.

Smart working, infatti, non significa lavorare 24/24h: porre dei limiti alla propria reperibilità, fare delle pause e, soprattutto, avere ben chiaro quando iniziare e concludere la propria giornata lavorativa sono tutti aspetti da prendere seriamente in considerazione per vivere in modo sano la propria attività lavorativa fuori dalle mura aziendali.

Il rischio che si corre altrimenti è di non sentirsi mai veramente liberi, di avere la sensazione di lavorare sempre: riuscire a staccare a livello mentale è di fondamentale importanza.

Quando l’uso si trasforma in abuso, infatti, tutti i potenziali benefici vengono azzerati. Come dimostra una recente ricerca condotta dal GlobalWebIndex, sulla lunga distanza, e se utilizzato come modalità di lavoro esclusiva, lo smart working può portare a un calo della produttività: è così per il 17% degli smart worker italiani, per il 23% degli americani e il 33% degli indiani. Un calo di produttività, sul lungo termine, da correlare principalmente all’isolamento sociale che lavorare esclusivamente da remoto porta con sé.

L'isolamento sociale è il più grande fattore di riduzione della produttività, insieme alla mancanza di uno spazio di lavoro dedicato. Stando ai dati raccolti dal Global Web Index, in Paesi come la Germania, l'India, l'Italia, il Regno Unito e gli Stati Uniti, sentirsi isolati o soli è una delle tre principali sfide che i dipendenti sperimentano quando fanno smart working, un aspetto non limitato a coloro che vivono da soli.

Ecco quindi che ciò che emerge, e che rappresenta la via da percorrere per trarre il massimo dai benefici correlati allo smart working, è bilanciare la presenza in ufficio con il lavoro agile, così da godere allo stesso tempo dei vantaggi dell’interazione sociale dal vivo e di quelli della tranquillità che gli spazi di lavoro personali consentono di avere.

In conclusione, lo smart working è un vero e proprio approccio al lavoro, una filosofia organizzativa che necessita di un cambiamento innanzitutto culturale - basato sulla fiducia - per poter essere applicata.

Per permettere che lo smart working diventi un paradigma consolidato, e non solo una soluzione emergenziale, occorre ricercare un vero e proprio equilibrio: perché se è vero che oggi è possibile lavorare anywhere ed anytime, lo è anche il fatto che il lavoro è un’attività sociale, in cui la componente di interazione face-to-face è troppo importante per essere completamente eliminata dall’equazione.

A fronte, infine, dei numerosi vantaggi riscontrabili sia per i lavoratori che per le imprese, oltre che per l’ambiente, lo smart working richiede la padronanza di alcune nuove competenze, figlie della trasformazione digitale che sta investendo ogni attività, umana ed economica.