Digital HR Manager: le sfide nel post lockdown

Mentre il mondo combatte contro la diffusione del Covid-19, le aziende si trovano a dover superare due ostacoli: quello economico e quello gestionale, anch'essi diretta conseguenza dall'attuale allerta sanitaria.

Il Covid-19 ha sottolineato l'importanza di due fattori che prima del lockdown non sembravano così evidenti: la rapidità del cambiamento causato dalla Digital Transformation e l'importanza di una figura lavorativa, ossia quella del Digital HR Manager.

Durante l’epidemia e soprattutto ora, nel post lockdown, la trasformazione digitale e il Digital HR Manager vanno di pari passo: entrambi hanno un ruolo centrale nel rivedere i processi aziendali, indirizzando i lavoratori verso un nuovo modo di lavorare.

1. Digital Transformation: l'impatto di Covid-19 sulle imprese

Prima dell’emergenza Covid-19, molte aziende non inserivano il lavoro agile, anche detto smart working, nei piani di sviluppo a breve termine. La pandemia, in pochissimo tempo, ha costretto le imprese ad affrontare questa nuova sfida, costringendole - spesso senza la giusta preparazione - ad avviare un processo di riorganizzazione della propria attività per diventare più smart.

Per molte imprese già abituate al lavoro asincrono, questa nuova dimensione lavorativa senza prossimità non ha avuto grandi conseguenze nella struttura organizzativa, a differenza di altre che invece hanno subito un grosso cambiamento.  

L’era tecnologica ci pone delle sfide che non sono solo legate all'hardware, cioè che non si riferiscono solo all'adozione di strumenti innovativi. La cultura digitale è al centro della capacità di adattamento ed è generatrice di valore per l’impresa, e per questo motivo è uno dei fattori più importanti alla base della Digital Transformation. 

La crisi di oggi ha evidenziato molto l'importanza di questo aspetto, poiché ha portato dei cambiamenti e una necessità di adattamento che non riguardano solo le abitudini di vita e di lavoro delle singole persone, ma che ha trasformato anche le strategie aziendali e gestionali di tutti i processi di business. 

Protagonisti indiscussi all’interno delle aziende durante il momento di crisi  sono stati i Digital Hr Manager, che in poco tempo hanno dovuto riorganizzare e ristrutturare le risorse umane della propria impresa. Essi sono stati chiamati a rivedere i processi organizzativi per consentire di proseguire l’attività lavorativa. La pandemia non ha modificato solo il modo di lavorare delle persone, ma ha evidenziato soprattutto le skill fondamentali da possedere in un momento di incertezza come quello che stiamo vivendo. 

Il lockdown, secondo l’ultima ricerca di Life Based Value, ha migliorato alcune soft skill. A dichiararlo è il 41% delle persone oggetto dell'indagine, di cui l’81% dichiara che la miglior competenza appresa è la capacità di gestione del cambiamento all’interno dell'azienda, sia a livello individuale che collettivo.

Tale skill ha creato così una gestione più equilibrata del work-life balance e ha consentito una maggiore apertura mentale (per un approfondimento su tema, puoi leggere l'articolo sul Digital Mindset). 

Per questo motivo l’83% dei partecipanti ora si aspetta che la propria azienda faccia spazio al cambiamento e il 69% desidera che il proprio Digital Hr Manager favorisca l'ascolto di pensieri e stati d’animo. Insomma il manager ideale in questa fase 2 e nelle successive fasi che ci attendono, dovrà quindi avere grandi doti di ascolto e di condivisione, oltre che di apertura mentale.

È difficile gestire contemporaneamente gli interessi di diversi attori aziendali, quali dipendenti, fornitori, clienti e azionisti? Sicuramente non è una sfida facile, soprattutto quando ci si trova in una fase di crisi, in cui le energie delle aziende sono rivolte in molti casi a come garantire la continuità della produzione e dei servizi. Per questo motivo ascolto, condivisione e partecipazione diventano vere e propri fattori di successo. 

2. Le sfide del Digital HR Manager nel post lockdown

I Digital HR Manager sono un driver importante per l’azienda perché guidano l’impresa verso la continuità operativa. Tra le competenze più importanti troviamo quelle che fanno riferimento alla sfera gestionale. Durante il lockdown, queste figure  hanno dovuto creare, in poco tempo, processi digitali che permettessero all’impresa, ma soprattutto ai dipendenti, di poter lavorare in autonomia e di gestire il lavoro in modo agile.

Quindi, quali sfide devono affrontare gli HR Manager dopo il lockdown? 

1. Riorganizzare gli spazi e pianificare il lavoro 

Una principale sfida che bisogna affrontare dopo il lockdown è la ristrutturazione dello spazio aziendale: open space, mense, uffici, meeting room, e così via devono essere ripensati per mantenere la distanza di sicurezza che la legge impone, e per fare ciò è necessario ripensare l’assetto strutturale della propria impresa.

Come fare? Su questo aspetto ci viene in soccorso l’azienda americana Cushman & Wakefield, che ha sviluppato un progetto, dal nome “The 6 feet office”, per informare su quali sono le linee guida per un corretto rientro in ufficio. Il concept del progetto è composto da sei punti chiave:

• Fare un’analisi concisa e approfondita dell’ambiente di lavoro;
• Creare un insieme di accordi e regole semplici e chiare di condotta;
• Creare una comunicazione visiva di percorso per ogni ufficio, per rende fluido il traffico lavorativo;
• Far si che il luogo e la postazione di lavoro sia adattata e attrezzata per lavorare in sicurezza;
• Fornire consulenza e garantire un ambiente perfettamente funzionante e sicuro;
• Certificare le misure di sicurezza prese.

Alla base delle regole di condotta, individuate da Cushman & Wakefield, troviamo:

• Vivere il luogo lavorativo con serenità e responsabilità;
• Seguire le regole e le indicazioni;
• Stare a 6 piedi di distanza, ossia a quasi 2 metri l’uno dall’altro;
• Camminare per l’ufficio in senso orario (per evitare di scontrarsi);
• Lasciare il proprio posto di lavoro pulito.

2. Organizzare lo smart working

È stata una sfida importante all’inizio di questo lockdown e continuerà ad esserlo anche in queste nuove fasi che ci aspettano. Dobbiamo essere consapevoli che non sarà possibile far rientrare di colpo tutte le persone sul posto di lavoro e per questo motivo lo smart working resterà un asset importante anche nei prossimi mesi.

Smart working, smart collaboration e team building sono opportunità fondamentali per ottenere comunicazioni fluide, efficaci e condivise verso diverse strutture collegate tra loro.

3. Facilitare e agevolare le comunicazioni

Questa sfida ci rende più attenti alle dinamiche sociali lavorative e ci fa prestare attenzione anche alla nostra comunicazione sul lavoro, che è completamente mediata da schermi e messaggi di testo. In assenza di prossimità è necessario che la comunicazione tra azienda e dipendenti sia fluida e chiara. Sentirsi tutti nella stessa situazione è un sentimento che caratterizza i team con un alto livello di apprendimento e, non per coincidenza, di sicurezza psicologica. 

Amy Edmondson, studiosa americana di leadership, teaming e apprendimento organizzativo, in merito a questo ha identificato tre tipi di azioni che un Digital HR Manager deve intraprendere per costruire il giusto senso di sicurezza psicologica nel proprio team:

• Preparare il campo. È fondamentale preparare le basi per i momenti di incertezza che possono emergere. Come? Aiutando i dipendenti a sentirsi più liberi di parlare delle proprie idee più stravaganti e dei loro fallimenti.
• Invitare a partecipare. “Cosa ne pensi? Qual è il tuo punto di vista? Cosa ci sta sfuggendo?" sono solo alcune delle domande che bisogna sempre porre all’altro, per delineare il perimetro di sicurezza psicologica del team di lavoro.
• Rispondere in modo produttivo. Verbale o non verbale, ogni risposta è produttiva, anche un cenno con la testa. Un team è un sistema di relazioni e di interazioni tra diverse persone e il valore complessivo di queste interazioni è ciò che determina la sicurezza psicologica del gruppo. 

4. Ripensare alla formazione aziendale: smart learning

Infine, ma non meno importante, questo post lockdown ci sfida sempre di più a puntare sull’innovazione e sulla formazione aziendale nell’era digitale, con percorsi formativi personalizzati e creati ad hoc per le esigenze di ogni dipendente, grazie ad esperienze di apprendimento sempre più immersive.

La smart education è un asset essenziale per ogni azienda, un fattore critico di successo per essere competitivi, per potersi posizionare al meglio sui canali digitali e per educare e formare i propri talenti aziendali.