Servizi di LMS: quali sono e perché adottarli in azienda

I paradigmi e gli strumenti a disposizione della formazione dei dipendenti in impresa evolvono continuamente: la formazione professionale oggi è sempre più immersiva, personalizzata sulle esigenze formative dei singoli collaboratori e incentrata sull’aggiornamento continuo delle competenze.

Per rispondere alle mutate esigenze del contesto sempre più digitalizzato in cui si richiede ai collaboratori di far tesoro degli innovativi strumenti digitali per orientare il self-learning e mantenersi competitivi sul mercato del lavoro, è nata una nuova tecnologia dell’apprendimento, chiamata Learning Management System, che consente di centralizzare le attività di formazione dell’impresa e di renderle accessibili da qualsiasi luogo e dispositivo (in modalità on-demand).

Ma che cos’è nello specifico un Learning Management System (LMS)? È una piattaforma software (disponibile online attraverso il modello in cloud SaaS – Sofware-as-a-Service – o in locale, ospitata dai server dell’azienda) che permette di erogare corsi, materiali formativi e aule di aggiornamento professionale. Inoltre, LMS rende agile non solo l’apprendimento dei collaboratori ma anche le attività di reporting e monitoraggio delle attività di formazione per il team che si occupa del suo sviluppo e controllo.

Gli utenti del sistema LMS possono essere suddivisi in tre principali categorie, a cui corrispondono tre diversi scopi di utilizzo:

• i dipendenti dell’azienda che accedono all’LMS per partecipare ai corsi di formazione;
• il team di Formazione e Sviluppo che si occupa di creare i contenuti dei corsi online e monitorare la fruizione dei dipendenti;
• il team IT dell’azienda o fornitori esterni che si occupano del set up tecnico della piattaforma.

Il Learning Management System è uno strumento digitale che ha profondamente ridefinito le modalità attraverso cui fare formazione in impresa: in questo articolo “Learning Management System o LMS: la guida definitiva” abbiamo esplorato nel dettaglio le funzionalità e i vantaggi di questa innovativa piattaforma della formazione professionale.

In questo articolo, invece, ci focalizzeremo sugli specifici servizi per la gestione del personale e per la formazione che orientano un’impresa nell’adozione di un LMS. 

1. Learning Management System: i servizi per il personale

Dall’introduzione emerge che un LMS è una piattaforma in grado di adattarsi a diverse esigenze formative e può essere utilizzato per creare ed erogare diverse tipologie di corsi e contenuti, sulla base del target di riferimento. Approfondiamo meglio i diversi servizi formativi per il personale che una piattaforma LMS è in grado di supportare:

• Formazione dei dipendenti: rappresenta la modalità più comune di utilizzo di un LMS all’interno dell’impresa. L’obiettivo alla base dell’utilizzo di un LMS per la formazione dei dipendenti risiede nell’aumento del coinvolgimento dei dipendenti circa il miglioramento delle competenze e conoscenze. La formazione aziendale, infatti, rappresenta una leva strategica per incrementare l’engagement dei dipendenti e abilitarli alle sfide imposte dal contesto. In questo senso, quindi, una piattaforma LMS consente di gestire in maniera efficace i piani di formazione interna e monitorarne l’andamento.
  
  
• On-boarding dei nuovi assunti: l’on-boarding è un momento cruciale per l’impresa. I neoassunti, in questa fase, devono poter acquisire tutte le conoscenze, le competenze e apprendere i comportamenti per diventare parte integrante dell’azienda, sia a livello organizzativo che di cultura aziendale. Quale valore aggiunto può fornire un LMS in questo caso? Gli HR possono generare un percorso stabilito di corsi che guidano i nuovi assunti nell’apprendimento delle informazioni e istruzioni aziendali. In questo modo, i neoassunti possono destreggiarsi agilmente tra la mole di conoscenza aziendale, ogni qualvolta lo desideri.
  
  
• Formazione dei clienti: non solo corsi formativi per le risorse interne all’impresa, un LMS si presta a offrire anche percorsi di apprendimento per i clienti. Questa modalità di utilizzo consente di aumentare la conoscenza della clientela circa l’offerta dell’impresa, aumentare il loro livello di soddisfazione, stringere relazioni durature e proficue con loro basati sulla soddisfazione delle specifiche esigenze formative.
  
  
• Formazione dei partner: sulla scia della formazione dei clienti, un LMS permette di rispondere ai bisogni formativi dei partner aziendali. In che modo? Predisponendo corsi e-learning (ad esempio sugli ultimi aggiornamenti dell’offerta) che possono utilizzare per sé o indirizzare ai clienti.

2. LMS: i servizi per la formazione

Dopo aver approfondito a grandi linee quali sono i diversi servizi per il personale in cui è possibile integrare le possibilità offerte da una piattaforma LMS per incrementare il know-how aziendale, ora ci focalizziamo nello specifico sui benefici e le funzionalità di un Learning Management System per la formazione dei dipendenti.

• Contenuti formativi personalizzati: la co-progettazione dei corsi con i destinatari della formazione è fondamentale affinché il percorso di apprendimento sia efficace e calato sui reali bisogni. La piattaforma LMS permette quindi di personalizzare, ogni qual volta sia necessario, i contenuti all’interno dei corsi, aggiornandoli o integrando nuovi argomenti, sulla base dei bisogni emersi dagli utenti. Inoltre, è possibile differenziare i corsi disponibili sulla piattaforma sulla base delle esigenze specifiche dei gruppi di utenti. La personalizzazione dei percorsi formativi rende più semplice la formazione, poiché raggruppando una serie di corsi nell’LMS sulla base delle esigenze, si permette agli utenti di padroneggiare determinate competenze o conoscenze.
  
  
• Interfaccia utente intuitiva: l’esperienza di navigazione si adatta automaticamente alle caratteristiche del dispositivo, sia desktop che mobile, utilizzato dall’utente. Inoltre, la user experience è arricchita dalla fruizione di diversi contenuti multimediali (testi, immagini, video, podcast, documenti da scaricare ecc.) che rendono l’apprendimento multi-formato.
  
  
• Creazione e gestione dei corsi semplificata: attraverso un LMS, il team che si occupa della scrittura e gestione dei corsi viene facilitato dall’utilizzo di un editor integrato che permette di aggiornare i corsi con le informazioni più recenti e assegnarli a utenti predefiniti.
  
  
• Monitoraggio continuo delle performance degli utenti: il team HR o coloro che progettano e gestiscono il percorso formativo, possono sempre avere accesso a una reportistica che mostra le performance degli utenti in tempo reale su: il numero di accessi, il completamento e l’avanzamento dei corsi, il tempo di fruizione, i punteggi totalizzati, i corsi attivi e maggiormente visualizzati. Questi dati possono dare informazioni specifiche sia sul singolo utente che per gruppi di utenti e forniscono insight sull’andamento del percorso formativo erogato.
  
  
• Gamification e certificazione della formazione: gli LMS permettono di arricchire l’esperienza formativa degli utenti attraverso la predisposizione di sistemi che consentono di ingaggiare gli utenti nell’apprendimento tramite l’assegnazione di punti, la visualizzazione di classifiche e quiz di valutazione. Inoltre, a valle del superamento dei quiz e del completamento dei corsi è possibile rilasciare badge e certificati che attestano la partecipazione alle attività formative.
  
  
• Sistema di notifica: gli utenti non perdono gli ultimi aggiornamenti della piattaforma attraverso l’invio di notifiche e reminder che permettono di informare gli utenti in modo automatico di scadenze, compiti, pubblicazione di nuovi corsi ecc.
  
  
• Strumenti di social learning: la piattaforma LMS può essere un’esperienza non solo individuale ma anche collaborativa, in quanto è possibile integrare chat e sistemi di videoconferenza per favorire lo scambio e la discussione tra gli utenti.
  
  
• Integrazione con altre piattaforme: gli LMS permettono di ospitare contenuti formativi presenti in altri ambienti digitali, attraverso la conformità con gli standard SCORM, e tracciare i dati relativi alla fruizione dei corsi esterni. Ma non solo: le piattaforme LMS possono ben integrarsi con altri sistemi aziendali, come ad esempio il CRM.

3. LMS: il Digital Maturity Score

Come abbiamo visto, i servizi delle piattaforme LMS per la formazione sono davvero tanti: la flessibilità nella gestione dell’apprendimento e le modalità interattive offerte, rendono arricchente l’esperienza di formazione degli utenti.

Ciò che però rende ancora più coinvolgente e rilevante un’esperienza di apprendimento è la sua taratura sui reali fabbisogni formativi dei collaboratori coinvolti nell’attività di formazione. Come quindi personalizzare l’esperienza di apprendimento? Attraverso la conoscenza del livello di expertise sulle competenze posseduto dai collaboratori, che permette di erogare il percorso più giusto per incrementare la knowledge base degli utenti.

Per rispondere a questo bisogno, in DD abbiamo sviluppato uno strumento, il Digital Maturity Score, integrato all’interno della nostra piattaforma di Learning Management System, Tentacle Learning Platform.

Il Digital Maturity Score (DMS) è un assessment in grado di rilevare il livello di conoscenza rispetto a definiti trend digitali e il livello di consapevolezza in merito a quale sia il comportamento più efficace rispetto agli stimoli indotti dalla trasformazione digitale. Il DMS restituisce quindi un indice sintetico della propensione alla digitalizzazione di una persona, ovvero il livello di maturità digitale.

Quali sono le sue potenzialità? L’assessment permette di definire, all’inizio del percorso formativo, le competenze digitali e i digital trend da allenare attraverso l’erogazione dei corsi sull’LMS e di creare gruppi omogenei di persone a cui far vivere un percorso di apprendimento. Inoltre, alla fine del percorso di formazione, consente di verificare l'efficacia della formazione proposta e di restituire il proprio livello di maturità digitale aggiornato.

L’assessment è fruibile direttamente dalla piattaforma Tentacle Learning Platform e consente di ricevere dei report sia individuali che di gruppo per analisi di benchmark.

Il Digital Maturity Score è lo strumento che rende l’esperienza di apprendimento su Tentacle Learning Platform davvero completa: personalizzata, omnicanale e coinvolgente.