Quattro consigli per rendere l’ambiente di lavoro più produttivo

Quante volte ci capita di parlare di produttività come se stessimo trattando di macchine e automazione?

Una persona produttiva, però, non lavora H24 o senza pause, come fosse una riempitrice da applicare alla catena di montaggio.

Soprattutto oggi, una persona produttiva sul lavoro è prima di tutto una persona felice e soddisfatta.

Ecco perché, da ora, non parleremo solo di come rendere un ambiente di lavoro produttivo, ma anche di come renderlo positivo. 

Il motivo? Beh, la produttività è un effetto del benessere, a meno che il tuo ufficio non sia popolato da avvitatori automatici.

1. Gli spazi fisici

Quando lavori in smart, ti gestisci meglio se la casa (o almeno la tua postazione) è ordinata e confortevole, no? L’ambiente di lavoro non è diverso.

Prima cosa, il rumore.

Lavorare in un luogo rumoroso produce distrazioni e le distrazioni sono nemiche della produttività.

Questo non vuol dire che bisogna tappezzare tutta l’area di pannelli fonoassorbenti, o tirare su muri di cartongesso per evitare l’eco da open space.

Anche se quest’ultima idea non è male.

Garantire un ambiente poco rumoroso significa, per esempio, offrire la possibilità di lavorare anche da casa, in modo da evitare che tutto il team si riversi in ufficio dal lunedì al venerdì. 

Molte imprese utilizzano anche box riunioni, oppure progettano l’ambiente di lavoro a seconda delle attività da svolgere (aree creative, spazi per riunioni e per focus group).

E qui ci agganciamo per parlare del secondo consiglio a tema spazio di lavoro: l’organizzazione.

Ovviamente, rendere ben visibili le segnaletiche di uscita e posizionare una rigogliosa pianta da ufficio in entrata fa il suo.

Ma se ogni collaboratore disponesse, per esempio, di una scrivania adeguata, prese a portata, una seduta ergonomica e (di nuovo) una suddivisione degli ambienti sulla base delle necessità, sicuramente ne beneficerebbe in termini di produttività.

2. Work life balance

Prima di leggere questa parte, ripetiamolo ancora una volta insieme: produttività non vuol dire operativi H24. 

A meno che la tua impresa non offra un servizio di assistenza stradale.

Potremmo dire che le persone sono più produttive quando hanno tempo anche per se stesse, ma diciamolo ancora meglio.

Le persone sono più produttive quando non vivono solo di lavoro (e stress). 

Prendiamo i risultati della ricerca Workplace Wellbeing and Firm Performance dell'Università di Oxford, per esempio. 

Secondo lo studio, un punto in più nel punteggio medio di felicità che i collaboratori associano alla propria impresa diventa un aumento di quasi 1,2 punti percentuali sul Return on Assets (indice che misura la correlazione tra risorse aziendali e generazione profitto). 

Il rapporto Censis, invece, dimostra come garantire il work life balance significa migliorare il benessere. 

Quindi, equilibrio vita lavoro = benessere e benessere = profitto.

E come lo si promuove?

Prima di tutto, con la flessibilità. Il che vuol dire sia offrire modelli di lavoro ibridi, sia  responsabilizzare i membri del team affinché siano più indipendenti e possano svolgere le loro attività senza eccessivi controlli sull’orario.

Hai mai sentito parlare del diritto alla disconnessione? Il fatto che i tuoi collaboratori abbiano un pc aziendale anche a casa, non significa che debbano essere sempre operativi, o rispondere alle mail dopo il termine della giornata.

Bisogna assicurarsi una cultura aziendale che rispetti i limiti da entrambe le parti.

3. La comunicazione 

L’equazione benessere = produttività torna incalzante per fare il punto sul terzo consiglio della lista: migliorare la comunicazione.

Non dimenticare che l’ambiente di lavoro è un ambiente umano. Fatto di relazioni.

E cosa c’è di meglio di una comunicazione coerente per coltivare relazioni positive e creare un team coeso e produttivo?

Raggiungere questo obiettivo, però, non è semplice.
C’è bisogno di un po’ di ingredienti base, tra cui:

• ascolto attivo - la comunicazione all’interno dell’ufficio non si declina solo nelle attività in corso, in quali sono le prossime scadenze, o a che punto siamo con l’ultima presentazione. C’è sempre dell’emotività nelle conversazioni in ufficio e essere in grado di coglierla permette, per esempio, di capire se una persona sta implicitamente chiedendo aiuto, o di comprendere i bisogni specifici dell’interlocutore durante un confronto;
• feedback - saper dare e ricevere un feedback è probabilmente l’ABC di un clima lavorativo produttivo. Se i tuoi collaboratori hanno paura a esprimere la propria opinione, o peggio, reagiscono negativamente quando commettono un errore, come potrà mai esserci sinergia?;
• partecipazione attiva - vuoi collaboratori più produttivi? Rendili più coinvolti. Un ambiente di lavoro che lavora davvero include spesso sessioni di aggiornamento sui progetti, incontri di team e momenti dedicati al confronto. In altre parole, fin che la barca va, fai sapere all’equipaggio dove sta andando.

4. Il supporto

Il quarto e ultimo consiglio per un ambiente di lavoro produttivo: una cultura aziendale che supporta i propri collaboratori.

Una persona non potrà mai dare il meglio di se stessa se soffre di carichi di lavoro eccessivi, o se, per esempio, vive un clima dove chiedere aiuto è considerata una debolezza.

Organizzare equamente le attività e assicurare a tutti la possibilità di poter chiedere supporto quando serve è fondamentale per la produttività.

Un altro grande segreto delle imprese efficienti è la condivisione del know how. 

Gli ambienti tossici sono spesso guidati da un’eccessiva competitività, il che si traduce nella mentalità del “non ti dico come fare una cosa bene, così non diventi più efficiente di me”.

Ecco. Un ambiente realmente produttivo non funziona così.

La condivisione del know how, che può essere anche un banalissimo “Aspetta che ti spiego la mia tecnica di time management così riesci a organizzarti meglio”, trasforma lo scambio di informazioni in un motore di crescita e efficienza collettiva.

Quindi, breve recap da portarti a casa.

La produttività non è meccanica, è un effetto del benessere.
Fai in modo che il team sia felice, la produttività è una conseguenza.

Gli aspetti chiave da considerare per raggiungere questo obiettivo sono:

• spazi di lavoro
• work life balance
• comunicazione
• supporto

Concentrati nel migliorare tutti questi aspetti e i benefici verranno da sé.