6 passaggi per creare un'academy aziendale che funziona

Realizzare un'academy aziendale non è facile e bisogna sempre avere bene in mente i passaggi da seguire, altrimenti il rischio di far danni e non riuscire a raggiungere gli obiettivi prefissati può diventare realtà! 

E quindi, cosa bisogna fare? 
Lasciamo la parola a Nora Coen, Learning Designer di DD.

1. Da dove si parte per creare una corporate academy che funziona?

Il primo passo è capire che cosa serve all'azienda, perché non sempre le esigenze comunicate dal cliente coincidono al 100% con ciò che gli occorre realmente.

Questo può accadere perché le richieste potrebbero concentrarsi sui fenomeni più visibili piuttosto che sulle cause di fondo, oppure potrebbero riflettere trend di mercato da calibrare sulla specifica maturità aziendale.

Inoltre, coniugare la visione strategica globale con le micro-sfide quotidiane dei team è una complessità fisiologica in ogni organizzazione.

Per perimetrare il tutto, può esserti utile organizzare dei focus group con il cliente e condurre un’analisi dei bisogni interni. Se puoi, meglio includere in queste riunioni sia il management sia l’utente finale (o almeno qualche key people) che accederà all’academy.

Questa fase è fondamentale per aver chiaro se c'è corrispondenza tra l'obiettivo del management e i bisogni delle persone per cui costruirai l’academy.

2. Raccogliere i materiali

Una volta dipinto il quadro generale, devi capire cosa manca in termini di strumenti, figure e competenze.

Facciamo un esempio: 

"l’impresa x vuole proporre corsi sulla leadership"

Per essere sicuri di erogare contenuti utili, organizza un assessment, valuta il livello di conoscenza delle persone rispetto a quell’argomento e tara la specificità del percorso sui risultati del test.

O ancora, se nel pacchetto formativo base che offri non ci sono corsi sulla leadership, devi prevedere di appoggiarti a figure esterne per integrare la tua offerta.

Un altro aspetto fondamentale che non va trascurato è l’analisi di ciò che l’impresa ha già prodotto e che potrebbe essere utilizzato all’interno della piattaforma.

Molto spesso esistono materiali condivisi, salvati in cartelle da qualche parte, che in realtà rappresentano una documentazione preziosa per costruire un’academy aziendale.

In più, bisogna considerare che il mercato del lavoro e le skill che richiede sono in costante movimento. Alcune realtà non hanno il polso di questa dinamica e quindi è compito di un Learning Designer suggerire contenuti che attualizzino le esigenze del cliente.

Sulla nostra piattaforma per la formazione Tentacle, per esempio, nell’ultimo periodo abbiamo aggiunto diversi contenuti su come usare e come gestire l’AI sul lavoro.

3. Contenuto e forma

Quando stai progettando la creazione di contenuti, ricordati di sfruttare sempre il know-how del cliente.

Coinvolgere esperti di una determinata competenza, magari già interni all’azienda, evita che il sapere sia erogato esclusivamente dall’alto e ti aiuta a dare un tocco umano all’academy aziendale.

Queste persone potrebbero diventare sponsor interni del progetto e accelerare la diffusione di conoscenze e competenze.

La seconda linea guida che ti suggerisco di seguire è la gamification: in DD usiamo spesso badge, classifiche, logiche di fruizione a punteggio e quiz per rendere i contenuti coinvolgenti.

L’ultimo ingrediente di questo step è l’identità visiva.
Il successo o il fallimento di un’academy può dipendere anche dall’estetica. 
In un certo senso, bisogna trattarla come fosse un brand.

Devi trovare un naming che riassuma l’essenza e l’obiettivo della piattaforma per l’azienda, un logo e un’identità visiva che riprendano i segni distintivi dell'organizzazione.

In questo modo, le persone sapranno subito di cosa si sta parlando.

4. Abilitare le persone

Questo è un aspetto che si tende a trascurare, ma è fondamentale. Posso costruire la macchina più prestante del mondo, ma se non spiego come si usa, rimarrà lì a prendere polvere. Può succedere anche a un’academy aziendale.

Per evitare problemi di questo tipo, organizza uno o più webinar di lancio per spiegare agli utenti perché è nata questa iniziativa, a che cosa serve, come si usa, anche con il supporto di demo live della piattaforma.

Noi condividiamo anche pacchetti di istruzioni, pagine FAQ, corsi di formazione dedicati (in presenza e da remoto) e, ovviamente, attiviamo anche un team di supporto per gli utenti.

E ricorda: gli studi sugli stili di apprendimento dimostrano che ogni persona possiede un canale preferenziale per assimilare le informazioni, quindi è fondamentale integrare molteplici formati di fruizione per rendere l'esperienza formativa più inclusiva e memorabile.

5. Il piano editoriale

La comunicazione gioca un ruolo strategico nella creazione di un’academy efficace.

Non dovrebbe mai capitare che una persona si svegli con la mail “Ciao, da oggi c'è una nuova corporate academy che puoi usare", senza avere un minimo di consapevolezza su cosa sia, perché esiste e come funziona.

Devi accompagnare l'utente al lancio attraverso un piano editoriale sull’uso dell’academy e sui contenuti che ospiterà.

In questo modo avrai la certezza che, nel momento in cui le persone accederanno alla piattaforma, avrai già fornito i fondamentali per utilizzarla ed esplorarla al meglio.

Ma questo è solo l’inizio: bisogna essere costanti nella comunicazione anche durante le fasi successive al lancio.

Per esempio, prova a raccontare periodicamente piccole curiosità sulle persone attive e sui contenuti che ci sono già e anticipare il lancio di nuovi percorsi con comunicazioni dedicate.

Sono azioni che aiutano a mantenere vivo il piano editoriale.

E poi tengono alto il coinvolgimento delle persone che, dopo un primo periodo di interesse dovuto al fattore “novità”, potrebbero perdere costanza nell’accedere alla piattaforma.

6. L’ultimo step per un’academy aziendale da manuale? Il monitoraggio

L’ultimo pezzetto del mosaico è il monitoraggio.

Tieni sempre sotto controllo ciò che accade e misura indici come l’adoption, la percentuale di partecipazione e di fruizione dei corsi, il feedback degli utenti e tutti quei fattori che ti suggeriscono se l’academy sta funzionando o meno.

All’analisi, che ti fornisce un quadro generale dello “stato di salute” dell’academy aziendale, dovresti poi unire anche dei momenti fissi di confronto in cui condividere la reportistica e valutare come risolvere eventuali cali di partecipazione.