Fasi del problem solving: tecniche e consigli

“Houston, we’ve had a problem.”

Quando l’Apollo 13 ha iniziato a perdere energia e ossigeno dalla navicella di sicuro non aveva un manuale di istruzioni su come gestire quella situazione. Nonostante gli anni di addestramento e una conoscenza millimetrica dell’astronave, il guasto era inaspettato e la sorte degli astronauti indefinita.

Cosa hanno fatto Lovell, Swigert e Haise in quel momento? Quale competenza hanno messo in pratica? La risposta è il problem solving!

Per tutti coloro che, pur non dovendo andare sulla luna, desiderano affinare una nuova skill, il seguente articolo ambisce ad essere una breve guida per sviluppare un problem solving galattico.

Iniziamo!

1. Le fasi del problem solving

Il problem solving non si esaurisce nella mera soluzione al problema. Come abbiamo visto nel nostro articolo Problem solving: cos’è e come svilupparlo, la risoluzione di problemi è un processo che si articola in più fasi e che implica metodologie e strumenti differenti.

In genere il processo di problem solving si compone delle seguenti fasi:

1. identificazione del problema: uno dei modi più semplici per identificare ogni aspetto del problema è porsi delle domande. Chi è coinvolto? Cosa è successo? Cosa si vuole ottenere? Perché? In che modo? Quali strumenti si hanno a disposizione? Le domande giuste aiutano a non lasciare nulla al caso e a rappresentarne ogni sfaccettatura.
2. individuazione degli obiettivi: sapere dove si sta andando permette di valutare al meglio se la soluzione che verrà attuata corrisponde o meno allo scenario ideale.
3. formulazione della strategia di risoluzione: il momento delle decisioni. Gestione delle informazioni, definizione degli orizzonti temporali, suddivisione delle risorse, assegnazione dei compiti e scelta degli strumenti sono tutti elementi che concorrono a una solida formulazione della strategia e che pongono le basi per una soluzione efficace.
4. implementazione della soluzione: è tempo di sporcarsi le mani!
5. controllo e valutazione della soluzione: non sempre è sufficiente che una soluzione funzioni nell’immediato, ma al contrario è necessario che permanga l’effetto positivo della soluzione scelta. Ecco perché è una buona pratica fare un check a distanza di tempo. Se la soluzione si è dimostrata valida potrà poi essere utilizzata anche per altri problemi analoghi.

2. Problem solving e problem setting

Il problem setting è la fase teorica di analisi, definizione, sintesi e descrizione del problema. Si tratta della fase che precede la concreta attuazione della soluzione e concentra le prime fasi del più ampio processo di risoluzione di un problema, ossia i primi tre punti dell’elenco precedente.

Il problem setting precede il problem solving, che invece si concretizza nelle ultime due fasi. Con il problem solving la teoria è tradotta in concreta gestione del problema, realizzazione della soluzione scelta, controllo dell’esito delle proprie decisioni e monitoraggio sul lungo periodo della bontà della soluzione.

In sintesi:

• il problem setting risponde alla domanda: che cosa fare?
• il problem solving risponde alla domanda: come fare?

3. Tecniche e consigli per un problem solving avanzato

È il momento di passare in rassegna alcune tecniche di problem solving particolarmente efficaci. Di seguito vengono forniti anche alcuni consigli per innescare e allenare questa skill complessa.

Le mappe mentali o mindmap possono essere uno strumento utile per analizzare il problema. Esse permettono di fare un brainstorming che si origina dalla questione da risolvere e si irradia in molte direzioni. La creatività e il ragionamento logico prendono piede e il problema viene sviscerato.

In secondo luogo, lo scrittore Edward De Bono ha ideato l’approccio i “6 cappelli per pensare”, una tecnica di problem solving tale per cui si prende in considerazione un problema da molti punti di vista, rappresentati da cappelli colorati. Ogni colore corrisponde a un angolazione differente.

• Bianco: da indossare nella fase di ricerca, raccolta, sistematizzazione delle informazioni e dei dati disponibili.
• Rosso: un colore acceso per richiamare le emozioni suscitate dal problema.
• Nero: è lo sguardo pessimista, concentrato sugli aspetti negativi della situazione.
• Giallo: il colore del sole per avere uno sguardo luminoso e ottimista.
• Verde: è il cappello della creatività, libera da vincoli e doveri.
• Blu: un colore calmo, come il mare più profondo, per moderare il discorso e avvolgere tutti gli altri colori.

Ultima, ma non meno importante, la SWOT analysis permette di verificare che una soluzione sia idonea e solida prima di applicarla. Questa tecnica consiste nel generare una matrice che copra quattro aree relative alla soluzione che abbiamo in mente:

• Punti di forza: perché e in che modo questa soluzione si presta al problema che vogliamo risolvere?
• Punti di debolezza: qual è il tallone d’Achille della soluzione? Come si può ovviare?
• Opportunità: quali sono i benefici che si generano applicando questa soluzione?
• Minacce: quali sono i risvolti della soluzione scelta? Avrà impatto sull’organizzazione o sul team?

Costruire e completare la SWOT analysis è un buon modo per mettere alla prova la soluzione scelta, ponderare il rischio e prendere una decisione più consapevole possibile. Essa permette di ottenere una visione d’insieme di tutti gli elementi che impattano sulla situazione in essere.

Con l’ausilio di una SWOT analysis, l’Apollo 13 avrebbe valutato se fosse stato meglio salvare gli astronauti o portare a termine la missione alla luce dei rischi e dei benefici emersi.

4. Le tecniche del problem solving secondo Claude Shannon

Ingegnere e matematico, Claude Shannon è stata una delle menti più brillanti del 20° secolo. Oggi lo ricordiamo soprattutto per la Teoria dell’informazione, ossia il modello matematico della comunicazione formulato insieme a Warren Weaver nel 1949.

Astraendo le proprie conoscenze di matematica, ingegneria, comunicazione, e chi più ne ha più ne metta, Shannon ha elaborato un proprio stile di problem solving. In effetti è facile pensare che lui di problemi (almeno matematici!) ne abbia risolti molti.

Quindi ecco le tecniche di problem solving più efficaci a parere del matematico. È possibile applicarne solo una, più di una o tutte per risolvere un problema.

1. Semplificazione: ridurre all’osso il problema per poi concentrarsi sull’essenziale. Invece di perdere tempo con gli aspetti e i dati secondari del problema, si dovrebbe andare al nucleo e cercare una soluzione per quello. Questo punto si può riassumere ricordando al problem solver di tenere sempre gli occhi puntati sull’obiettivo finale.
2. Ricerca di problemi noti simili: è bene evitare di reinventare la ruota. Ampliando lo sguardo e traslando il problema in altri ambiti è possibile intercettare problemi analoghi e soluzioni già attuate. 
3. Riformulazione del problema: cambiare le parole, cambiare il punto di vista, cambiare angolazione. Osservare il problema in molti modi aumenta la possibilità di trovare nuove interpretazioni dell’essenza stessa del problema.
4. Generalizzazione: astrarre le soluzioni già applicate ad altri problemi significa abbandonare il punto di vista specifico, lasciarsi alle spalle il peso dei dettagli per abbracciare una più ampia visione, quasi aerea, del contesto.
5. Analisi strutturale del problema: da principianti a tutti sarà capitato di sprecare ore, lacrime e moltissimi strumenti per la risoluzione di un problema apparentemente insormontabile. Aumentando la propria expertise sul problema il tempo speso e gli strumenti in uso diminuiranno e ci si renderà conto che erano superflui.
6. Inversione del problema: se con la premessa A si cerca di ottenere la soluzione B, si può cercare di invertire il problema immaginando che B sia la premessa e A il punto di arrivo. È possibile che questa inversione di marcia permetta di mettersi sulla strada giusta per risolvere il problema iniziale.

 

Questo breve viaggio alla scoperta del problem solving mette in luce l’importanza di allenare un mindset adeguato, di conoscere le tecniche essenziali per svilupparlo e di padroneggiare gli strumenti più creativi.

Vuoi saperne di più? Leggi anche "Creative Problem Solving: cos’è e come svilupparlo"!

Ogni problema può essere gestito grazie a un problem solving… stellare. Persino un guasto alla navicella!