Candidate experience: 10 consigli per i recruiter

Sono molti anni che mi occupo di recruiting, per l’esattezza nel 2000 misi piede nell’ufficio che diede il via a questa parte del mio percorso professionale. Era un piccolo ufficio, di una microscopica agenzia interinale (Legge 196 del 1997) e le persone si fidavano poco di noi.

Pensate un attimo: avevamo i clienti, le aziende da sempre hanno avuto bisogno di potenziare i propri canali di ricerca del personale, ma scarseggiavano i potenziali candidati, vi ricorda qualcosa?

Era un’epoca strana, di transizione dai metodi analogici e quelli digitali in cui, chi come me ci è passato, si è davvero inventato ogni tipo di soluzione per trovare persone da contattare.

Per queste ragioni credo che, per una volta, oltre alle fonti ufficiali di riferimento, sia importante portare l’esperienza di una recruiter con qualche anno di lavoro sul campo.

1. Candidate experience: ne avete sentito parlare?

Partiamo dall’articolo di LinkedIn sulla Candidate Experience: “How To Get It Right and Win More Top-Tier Talent" per spiegare l’importanza dell’esperienza del candidato ancor prima che dei dipendenti.

Nell'articolo si dice:

“Un'esperienza positiva per i candidati può aiutarti a trasformare i tuoi candidati migliori in dipendenti, mentre un'esperienza negativa può fargli abbandonare del tutto il processo di selezione.”

L’esperienza del candidato è il primo passo verso l’organizzazione e verso la cultura che quell’organizzazione vuole mostrare.

Ogni passaggio, dall’annuncio alla fase di feedback, sono elementi fondamentali attraverso i quali fornire la migliore e più veritiera immagine della nostra organizzazione.

Così come è importante prendersi cura delle persone che già lavorano per l’organizzazione, al contempo è centrale avere quella stessa cura per chi potrebbe scegliere di lavorare con noi.

Essere disponibili rispondendo alle domande e fornendo al candidato una visione chiara del contesto e del ruolo, favorire un clima positivo sia nelle prime fasi di reclutamento che nel corso della selezione stessa, fornire feedback puntuali e precisi sono alcuni degli elementi che portano i candidati a vivere al meglio l’incontro con una nuova organizzazione.

I candidati oggi, per fortuna, hanno a propria disposizione tutte le informazioni sull’organizzazione, sta al recruiter restituire la stessa immagine dell’organizzazione dichiarata attraverso il sito, la missione e i valori che raccontiamo nelle strategie di employer branding.

2. Il ruolo del recruiter 

Chi è il recruiter? si tratta di quella figura fondamentale che non è detto che si occupi anche della selezione ma è il primo e importantissimo attore del processo.

Pensate ai colloqui che avete svolto, il recruiter è la persona che ha almeno due obiettivi faticosi e complessi da raggiungere: il primo è quello di individuare velocemente tra tanti cv quelli più vicini alle esigenze dell'organizzazione, il secondo, non più semplice, quello di promuovere ruolo e organizzazione agli occhi dei candidati. Si, il recruiter è una vera e propria figura di vendita; per questa ragione deve necessariamente possedere una professionalità solida e con un’ottima preparazione legata all’organizzazione.

Molte selezioni non vanno a buon fine perché chi prende contatto con i candidati non sa fornire le giuste risposte, non conosce e non sa raccontare con efficacia la cultura e la struttura organizzativa, non conosce bene e in modo approfondito ruoli e funzioni.

Possiamo tranquillamente pensare al recruiter come uno dei massimi esperti dell’organizzazione, a colpo d’occhio deve scremare da centinaia di profili quelli maggiormente allineati al ruolo, al team, al manager e all’organizzazione.
Oltre a questo il ruolo del recruiter è quello di accogliere il candidato, rispondere alle curiosità e alle domande di chi affronta il primo step di selezione, saper riflettere velocemente sul feedback da fornire al potenziale candidato.

Ma vediamo se possiamo fare una sintesi di quello che è una sorta di galateo per i recruiter.

3. I "mai più senza" a cui un bravo recruiter deve sempre pensare

1. ANNUNCIO DI LAVORO: l’annuncio deve essere chiaro, rispondere esattamente a quelle che sono le caratteristiche del ruolo, descrivere competenze fondamentali e, perchè no, anche desiderata così da fornire ai candidati un quadro chiaro delle attese. Indicare RAL proposta, tempi di selezione e inserimento e modalità di gestione dell’attività di lavoro (se ibrido o in presenza).
   
   
2. FORM LEGGERI E SEMPLICI: molto spesso per velocizzare le attività o per “misurare” la tenacia, si chiede al candidato di compilare form lunghi e articolati, spesso ridondanti. Scegliamo strumenti semplici, avremo modo di coinvolgere i candidati in prove specifiche se necessario, non perdiamo potenziali per un form!
   
   
3. NON ESSERE INSISTENTI: spesso i recruiter, grazie a un buon uso di LinkedIn, si trovano a ricercare candidati per caccia diretta (head hunting) senza aprire alcuna selezione. È importante essere consci del fatto che le persone potrebbero non essere interessate, se non rispondono al primo messaggio lasciatele stare, farete una figura migliore.
   
   
4. ESSERE PREPARATI: il recruiter, interno o esterno all’organizzazione, deve saper fornire informazioni e dettagli già in prima battuta, lo scopo è quello di non far investire del tempo inutilmente  a colleghi e a candidati.
   
   
5. ESSERE ACCOGLIENTI E GENTILI: sorridere, mettere a proprio agio il candidato, se in presenza offrire un bicchiere d’acqua sono gesti che rendono tangibile che aria si respira in azienda. Non serve fare colloqui in stile interrogatorio per cogliere le capacità di relazione e gestione dello stress del nostro interlocutore.
   
   
6. CONDIVIDERE IL PERCORSO: fornire già in prima battuta quelle che sono le indicazioni pratiche relative agli step di selezione può facilitare la relazione con il candidato che da subito comprende tempi e difficoltà della selezione che sta affrontando.
   
   
7. FORNIRE SEMPRE FEEDBACK: il processo di selezione può essere composto di diverse fasi, è centrale fornire feedback per ciascuna di esse a partire dalla ricezione del cv fino ad arrivare all’ultimo step legato alla scelta finale.
   
   
8. FLESSIBILITÀ:  a volte i candidati hanno effettivamente impegni non rimandabili, è importante, laddove è possibile, provare a fornire loro più di un’opzione in termini di orari e disponibilità.
   
   
9. SEMPLICITÀ: i percorsi selettivi complessi e articolati sono costosi per l'organizzazione e a volte demotivano i candidati che colgono opportunità professionali più semplici da avvicinare. Va scelto un percorso di selezione equilibrato; ben strutturato ma funzionale a tempi e costi di tutti gli attori coinvolti.
   
   
10. PENSIERO CRITICO: può sembrare banale, ma ogni candidatura deve essere pensata e letta in relazione allo specifico contesto. Se il recruiter punta solo al numero dei profili da selezionare in un dato tempo, rischia di fare un grande danno all’organizzazione. Invece, è importantissimo, che guardi a ogni cv non solo nelle competenze tecniche  ma anche nelle caratteristiche personali che possano facilitare l’inserimento del nuovo collega nel team.

In conclusione, possiamo dire che il recruiter è una figura poliedrica che agisce con tempestività, capacità di adattamento e problem solving. Possiede una buona cultura organizzativa, conosce colleghi e team di lavoro e sa andare oltre una check list di competenze per individuare la persona più adeguata per la posizione. Se volete fare questo mestiere, speriamo che i consigli qui riportati vi siano utili.